Chaque année, c'est la même question : faut-il rembourser ou réclamer un complément à votre locataire ? La régularisation des charges locatives est pourtant une obligation légale claire : mais que beaucoup de propriétaires repoussent, oublient ou calculent mal.
Résultat : des litiges évitables, des sommes prescrites et une gestion locative bancale. Ce guide vous donne tout ce qu'il faut pour faire votre régularisation sereinement, dans les règles, et : surtout : sans y passer la soirée.
Qu'est-ce que la régularisation des charges locatives ?
La régularisation des charges est le mécanisme annuel par lequel le propriétaire compare les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles engagées sur la même période.
Le principe est simple :
- Chaque mois, le locataire verse une provision pour charges (un montant estimé, fixé dans le bail)
- Une fois par an, le propriétaire fait le calcul avec les dépenses réelles
- La différence donne lieu soit à un complément (le locataire doit payer plus), soit à un remboursement (le propriétaire a trop perçu)
Provision ≠ forfait. Si votre bail prévoit un forfait de charges, il n'y a pas de régularisation : le montant est fixe et définitif. La régularisation ne concerne que les charges au réel (provisions).
Textes applicables
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989, article 23 : cadre légal des charges récupérables
- Décret n°87-713 du 26 août 1987 : liste limitative des charges récupérables
- Loi ALUR (2014) : renforcement des obligations de transparence
Quelles charges sont récupérables auprès du locataire ?
Toutes les charges ne sont pas récupérables. Seules celles figurant dans la liste limitative du décret n°87-713 peuvent être répercutées. Voici les principales catégories :
✅ Charges récupérables (exemples)
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Eau | Eau froide, eau chaude, relevé des compteurs |
| Chauffage collectif | Combustible, entretien chaudière collective |
| Ascenseur | Électricité, contrat d'entretien, petites réparations |
| Entretien parties communes | Nettoyage, électricité couloirs, produits d'entretien |
| Espaces verts | Tonte, taille, arrosage |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) | Part récupérable uniquement |
❌ Charges non récupérables (à la charge du propriétaire)
- Frais de gestion du syndic
- Honoraires du gestionnaire
- Ravalement de façade
- Assurance de l'immeuble (PNO)
- Taxe foncière (sauf la TEOM)
- Grosses réparations (article 606 du Code civil)
Important : En cas de doute, vérifiez systématiquement avec le décret 87-713. Réclamer une charge non récupérable expose le propriétaire à un remboursement forcé et à un litige.
Comment calculer la régularisation ? (exemple chiffré)
Le calcul est toujours le même, en 3 étapes :
Étape 1 : Déterminer les charges réelles récupérables
Additionnez toutes les dépenses récupérables engagées sur la période de 12 mois. En copropriété, ces chiffres proviennent de l'arrêté annuel des comptes du syndic.
Étape 2 : Calculer le montant imputable au locataire
Si le locataire a occupé le logement toute l'année : le total des charges réelles lui est imputable.
Si l'occupation est partielle (arrivée ou départ en cours d'année) : calculez le prorata temporis en fonction des mois d'occupation.
Étape 3 : Comparer avec les provisions versées
Régularisation = Charges réelles imputables − Provisions versées sur la période
💡 Exemple concret
| Élément | Montant |
|---|---|
| Charges réelles annuelles récupérables | 2 400 € |
| Charges mensuelles (= 2 400 / 12) | 200 € |
| Locataire présent | 12 mois |
| Charges imputables | 2 400 € |
| Provisions versées (150 € × 12 mois) | 1 800 € |
| Régularisation | + 600 € (complément à payer) |
Dans cet exemple, le locataire a versé 150 €/mois en provision, mais les charges réelles s'élèvent à 200 €/mois. Il doit donc régler un complément de 600 €.
Conseil : Si l'écart est important, profitez de la régularisation pour ajuster le montant de la provision mensuelle pour l'année à venir. Cela évitera une mauvaise surprise au locataire l'an prochain : et un potentiel litige.
Les délais à respecter
La régularisation des charges est encadrée par des délais stricts :
📅 Fréquence obligatoire
La régularisation doit être effectuée au moins une fois par an (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). En pratique, elle intervient après réception de l'arrêté des comptes du syndic (généralement au printemps).
📨 Envoi du décompte
Le décompte détaillé des charges doit être envoyé au locataire au moins un mois avant la date de régularisation effective.
Ce décompte doit mentionner :
- La nature des charges (par poste)
- Le montant total des charges récupérables
- Le total des provisions versées
- Le solde (complément ou trop-perçu)
📂 Mise à disposition des justificatifs
Les pièces justificatives (factures, contrats d'entretien, décompte du syndic) doivent rester à la disposition du locataire pendant 6 mois suivant l'envoi du décompte.
⏳ Prescription
Le propriétaire dispose d'un délai de 3 ans pour réclamer un arriéré de charges au locataire (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Au-delà, la créance est prescrite.
Attention : En cas de retard de régularisation supérieur à 1 an, le locataire peut demander un étalement du complément sur 12 mois (loi ALUR). Raison de plus pour ne pas repousser.
Appel de charges ou remboursement : les 3 cas de figure
| Situation | Résultat | Action |
|---|---|---|
| Charges réelles > provisions versées | Complément à payer par le locataire | Le propriétaire émet un appel de charges |
| Charges réelles < provisions versées | Trop-perçu à rembourser au locataire | Le propriétaire rembourse ou déduit du prochain loyer |
| Charges réelles = provisions versées | Solde nul | Aucune action, mais le décompte doit quand même être envoyé |
Comment gérer le complément ?
En cas d'appel de charges, le locataire peut régler en une fois ou demander un étalement. Si vous utilisez le prélèvement SEPA pour vos loyers, le complément peut être intégré automatiquement au prochain prélèvement.
Comment gérer le trop-perçu ?
Deux options :
- Déduction sur le prochain loyer : la méthode la plus simple
- Remboursement direct : si le montant est élevé ou si le locataire quitte le logement
Comment ZeLoc automatise votre régularisation de charges
Si vous gérez manuellement, la régularisation implique un tableur Excel, une calculatrice, un modèle Word et beaucoup de patience. ZeLoc transforme cette corvée en 3 clics :
- Vous saisissez le total des charges réelles : un seul chiffre
- ZeLoc calcule automatiquement : prorata d'occupation, provisions déjà versées, balance signée
- L'avis PDF conforme est généré et envoyé : au propriétaire et au locataire, par email
En cas d'appel de charges, le complément est automatiquement intégré au prochain prélèvement SEPA. En cas de trop-perçu, le montant est déduit du prochain loyer. Zéro intervention manuelle.
Pas encore sur ZeLoc ? Découvrez comment automatiser votre gestion locative : ou commencez par générer une quittance gratuite.
Modèle d'avis de régularisation des charges
Un avis de régularisation conforme doit contenir :
- L'identité du bailleur et du locataire
- L'adresse du bien loué
- La période concernée (dates de début et fin)
- Le détail des charges par poste (eau, chauffage, entretien, TEOM…)
- Le total des charges récupérables
- Le total des provisions versées
- Le solde : complément à payer ou trop-perçu
- Les modalités de règlement (délai, étalement éventuel)
- La mention de la mise à disposition des justificatifs pendant 6 mois
Astuce : Avec ZeLoc, l'avis PDF est généré automatiquement avec toutes les mentions obligatoires. Plus besoin de modèle Word. En savoir plus sur nos services.
FAQ : Régularisation des charges locatives
Le propriétaire est-il obligé de régulariser les charges ?
Oui. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation au moins annuelle lorsque les charges sont payées par provisions. Le non-respect de cette obligation peut entraîner la prescription des sommes dues et des litiges avec le locataire.
Que se passe-t-il si le propriétaire oublie de régulariser pendant plusieurs années ?
Le propriétaire peut régulariser rétroactivement, mais uniquement dans la limite de 3 ans (prescription). De plus, si le retard dépasse 1 an, le locataire peut exiger un étalement du complément sur 12 mois (loi ALUR).
Le locataire peut-il contester la régularisation ?
Oui. Le locataire a le droit de consulter les justificatifs pendant 6 mois après l'envoi du décompte. En cas de désaccord, il peut saisir la commission départementale de conciliation ou le tribunal.
Que faire si le locataire quitte le logement avant la régularisation ?
Le propriétaire peut conserver jusqu'à 20% du dépôt de garantie en attendant l'arrêté des comptes du syndic, puis régulariser dans le mois suivant leur réception. Le solde du dépôt de garantie est restitué après déduction éventuelle.
Peut-on régulariser les charges d'un parking ou d'un garage ?
Les baux de parking, garage ou cave ne sont pas soumis à la loi du 6 juillet 1989. Les charges sont donc régies par le contrat de bail lui-même. Si le bail prévoit des provisions avec régularisation, les mêmes principes s'appliquent. Si vous louez des parkings, découvrez notre offre de gestion dédiée.
Ce qu'il faut retenir
La régularisation des charges locatives est une obligation annuelle qui protège autant le propriétaire que le locataire. Voici les 5 points essentiels :
- Régularisez chaque année : ne laissez pas les années s'accumuler (prescription à 3 ans)
- Ne réclamez que les charges récupérables : consultez le décret 87-713
- Envoyez le décompte détaillé 1 mois avant : et conservez les justificatifs 6 mois
- Ajustez la provision mensuelle : pour éviter les gros écarts l'année suivante
- Automatisez : une néo-agence comme ZeLoc transforme une corvée administrative en 3 clics
Si vous gérez vos biens vous-même, la régularisation des charges est probablement la tâche la plus chronophage de l'année. C'est aussi celle qui génère le plus de litiges quand elle est mal faite. Autant la faire bien : ou la confier à une néo-agence de gestion locative qui s'en charge pour vous.