La question revient à chaque régularisation : « est-ce que je peux récupérer ça sur le locataire ? ». La taxe foncière, la TEOM, le ravalement, l'entretien de l'ascenseur, l'eau froide... Certaines charges sont récupérables, d'autres non. Et la frontière n'est pas toujours évidente.
On va passer en revue tout ça, en s'appuyant sur la liste officielle (le fameux décret de 1987) et en prenant des exemples concrets pour que ce soit clair une bonne fois pour toutes.
Le principe de base
Les charges récupérables (qu'on appelle aussi « charges locatives ») sont les dépenses engagées par le propriétaire que la loi l'autorise à se faire rembourser par le locataire. Elles couvrent trois grandes catégories :
- Les services liés à l'usage du logement et de l'immeuble
- Les dépenses d'entretien courant et les menues réparations des parties communes
- Certaines taxes et redevances
La liste de ces charges est limitative. Elle est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Si une dépense n'y figure pas, vous ne pouvez pas la refacturer au locataire. Point final. Même si ça vous semble logique ou juste.
La taxe foncière : non récupérable (sauf une ligne)
C'est la confusion la plus fréquente. Beaucoup de propriétaires pensent pouvoir récupérer tout ou partie de la taxe foncière sur le locataire. La réponse est claire : non.
La taxe foncière est un impôt qui pèse sur le propriétaire du bien au 1er janvier. Elle n'est pas récupérable, que le bail soit d'habitation ou commercial (sauf clause expresse dans un bail commercial, mais on parle ici de logements).
L'exception : la TEOM
Il y a cependant une ligne sur votre avis de taxe foncière qui est récupérable : la Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères (TEOM).
La TEOM finance le service de collecte des déchets. Elle est considérée comme un service dont le locataire bénéficie directement, donc elle est récupérable. Logique.
Comment la retrouver ? Sur votre avis de taxe foncière, cherchez la ligne « TEOM » ou « Enlèvement des ordures ménagères ». Elle est souvent de l'ordre de 100 à 300 € selon la commune.
Attention : les « frais de gestion de la fiscalité directe locale » qui apparaissent sur le même avis ne sont pas récupérables. C'est une commission que l'État prélève pour collecter la TEOM. Elle reste à votre charge.
La liste complète des charges récupérables
Voici les grandes catégories, avec des exemples concrets pour chacune.
1. Eau et chauffage collectif
| Charge | Récupérable ? |
|---|---|
| Eau froide des parties communes | ✅ |
| Eau froide du logement (si compteur collectif) | ✅ |
| Production d'eau chaude collective | ✅ |
| Chauffage collectif (combustible, entretien chaudière) | ✅ |
| Remplacement de la chaudière collective | ❌ |
2. Ascenseur
| Charge | Récupérable ? |
|---|---|
| Électricité de l'ascenseur | ✅ |
| Entretien courant, visite technique | ✅ |
| Réparation ou remplacement de la cabine | ❌ |
3. Parties communes
| Charge | Récupérable ? |
|---|---|
| Électricité des parties communes (hall, escaliers, parking) | ✅ |
| Nettoyage des parties communes | ✅ |
| Entretien des espaces verts | ✅ |
| Entretien des bouches d'aération | ✅ |
| Ravalement de façade | ❌ |
| Réfection de la toiture | ❌ |
| Digicode, interphone (entretien) | ✅ |
| Remplacement du digicode | ❌ |
4. Taxes et redevances
| Charge | Récupérable ? |
|---|---|
| TEOM (ordures ménagères) | ✅ |
| Taxe de balayage | ✅ |
| Taxe foncière | ❌ |
| Frais de gestion de la fiscalité locale | ❌ |
| Redevance assainissement | ✅ (si compteur collectif) |
5. Gardien / concierge
Si l'immeuble a un gardien :
- 75% de son salaire et de ses charges sociales sont récupérables si le gardien assure à la fois l'entretien et l'évacuation des ordures
- 40% si le gardien n'assure qu'une seule de ces deux tâches
- La totalité des fournitures et matériels pour l'entretien est récupérable
La règle d'or : entretien courant = récupérable, gros travaux = non
Si vous devez retenir une seule chose, c'est celle-ci. La logique du décret est la suivante :
- Tout ce qui relève de l'entretien courant, des menues réparations et des consommations est récupérable. C'est l'usage quotidien de l'immeuble.
- Tout ce qui relève de gros travaux, de remplacement d'équipements ou d'investissement reste à la charge du propriétaire.
Quelques exemples pour bien fixer les idées :
| Dépense | Récupérable ? | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Changer une ampoule dans le hall | ✅ | Entretien courant |
| Changer le tableau électrique du hall | ❌ | Remplacement d'équipement |
| Traiter un nid de guêpes | ✅ | Hygiène / entretien |
| Refaire l'étanchéité du toit-terrasse | ❌ | Gros travaux |
| Dératisation | ✅ | Hygiène |
| Mise aux normes de l'ascenseur | ❌ | Investissement |
Le système de provisions : comment ça fonctionne
En pratique, le locataire ne paie pas ses charges au coup par coup. Il verse chaque mois une provision sur charges en plus du loyer. Puis, une fois par an, le propriétaire fait une régularisation : il compare les provisions versées aux dépenses réelles.
Le montant de la provision
Le bail fixe le montant mensuel de la provision. Il doit être calculé de manière réaliste, en se basant sur les dépenses réelles des années précédentes (ou sur le budget prévisionnel du syndic en copropriété).
Typiquement, pour un T2 en copropriété, la provision mensuelle tourne autour de 30 à 80 € selon la ville et les prestations de l'immeuble.
La régularisation annuelle
C'est là que beaucoup de propriétaires procrastinent. Pourtant, c'est une obligation légale. Voici ce qu'il faut faire :
- Récupérer le décompte du syndic (état des dépenses de l'exercice avec la répartition par lot)
- Isoler les charges récupérables (attention, le syndic ne fait pas toujours le tri pour vous)
- Comparer le total des charges récupérables aux provisions versées par le locataire
- Envoyer un décompte détaillé au locataire, par nature de charges, un mois avant la régularisation
- Ajuster : soit le locataire paie un complément, soit vous remboursez le trop-perçu
Le locataire a le droit de consulter les justificatifs (factures, décompte du syndic) pendant 6 mois après l'envoi du décompte.
Pour simplifier cette étape, ZeLoc propose un assistant de régularisation des charges qui vous guide pas à pas dans le calcul et génère l'avis à envoyer au locataire.
Forfait de charges : une alternative (surtout en meublé)
En location meublée, le bail peut prévoir un forfait de charges au lieu de provisions. La différence est importante : avec un forfait, il n'y a aucune régularisation. Le montant est fixé une bonne fois pour toutes.
C'est plus simple, mais ça coupe dans les deux sens : si les charges réelles sont supérieures au forfait, tant pis pour vous. Si elles sont inférieures, tant pis pour le locataire.
Le forfait doit être fixé de manière « sincère », c'est-à-dire correspondre approximativement aux charges réelles. Un forfait manifestement surévalué pourrait être contesté.
En location nue, c'est le système de provisions + régularisation qui s'applique. Pas de forfait possible.
Les erreurs fréquentes
Récupérer la taxe foncière sur le locataire
On l'a dit, mais ça mérite d'être répété : la taxe foncière n'est jamais récupérable en bail d'habitation. Seule la TEOM l'est.
Oublier de régulariser pendant plusieurs années
Vous avez le droit de régulariser sur les 3 dernières années (prescription triennale). Mais plus vous attendez, plus c'est compliqué à justifier et plus le locataire va être surpris (et mécontent) par le montant.
Ne pas fournir de décompte détaillé
La loi exige un décompte par nature de charges. Un montant global sans détail n'est pas conforme et peut être contesté par le locataire.
Récupérer les charges de copropriété en bloc
Le relevé du syndic mélange charges récupérables et non récupérables. Il faut trier. Les honoraires du syndic, les travaux votés en AG, le fonds de travaux : tout ça n'est pas récupérable.
FAQ : charges récupérables et taxe foncière
La taxe foncière est-elle récupérable sur le locataire ?
Non, jamais. La taxe foncière est un impôt dû par le propriétaire. Seule la TEOM (Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères), qui figure sur le même avis, est récupérable.
Le locataire peut-il contester la régularisation des charges ?
Oui. Il a le droit d'exiger un décompte détaillé par nature de charges et de consulter les justificatifs (factures du syndic, relevés de compteurs) pendant 6 mois. Si le propriétaire ne peut pas justifier les montants, le locataire peut contester devant la commission départementale de conciliation.
Les charges d'un parking en copropriété sont-elles récupérables ?
Si le parking est loué avec le logement (même bail), les charges liées au parking (électricité du sous-sol, nettoyage) sont récupérables au même titre que les autres. Si le parking est loué séparément (bail autonome hors loi de 1989), c'est ce que le contrat prévoit qui s'applique.
Comment calculer la provision sur charges pour un nouveau locataire ?
Basez-vous sur le décompte du syndic de l'année précédente. Divisez le total des charges récupérables de votre lot par 12. Ajoutez la TEOM mensuelle. C'est votre provision mensuelle de départ. Vous ajusterez lors de la première régularisation.
L'abonnement ZeLoc fait-il partie des charges récupérables ?
Non. Les frais de gestion locative ne sont pas des charges récupérables sur le locataire. En revanche, ils sont déductibles de vos revenus fonciers si vous êtes au régime réel.
Ce qu'il faut retenir
La gestion des charges récupérables n'est pas sorcière, mais elle demande un peu de rigueur. Les points essentiels :
- La taxe foncière n'est pas récupérable, la TEOM si
- Seules les charges du décret de 1987 peuvent être récupérées (liste limitative)
- Entretien courant = récupérable, gros travaux = non
- Régularisez chaque année avec un décompte détaillé
- Gardez les justificatifs accessibles pendant 6 mois
La régularisation annuelle, c'est souvent le moment le plus pénible de l'année pour un propriétaire. Si c'est votre cas, l'assistant de régularisation des charges de ZeLoc peut vous aider à automatiser le calcul et l'envoi de l'avis. Le reste de la gestion courante (encaissement SEPA, quittances, relances), c'est inclus dans le forfait.