L'état des lieux est l'un des documents les plus importants en gestion locative. Bien fait, il vous protège en cas de litige. Mal fait (ou absent), il peut vous coûter très cher.
Que ce soit à l'entrée ou à la sortie du locataire, ce guide vous explique tout : les mentions obligatoires, la grille de vétusté, les erreurs à éviter et les bonnes pratiques pour sécuriser votre investissement.
Qu'est-ce qu'un état des lieux ?
L'état des lieux est un document qui décrit l'état du logement pièce par pièce à un instant donné. Il est réalisé deux fois :
- À l'entrée : lors de la remise des clés au locataire
- À la sortie : lors de la restitution des clés par le locataire
La comparaison entre les deux permet de déterminer si le locataire a causé des dégradations (au-delà de l'usure normale) et, le cas échéant, de retenir tout ou partie du dépôt de garantie.
Ce que dit la loi
L'état des lieux est obligatoire pour les logements soumis à la loi du 6 juillet 1989 (résidence principale, vide ou meublée). Il est encadré par le décret n° 2016-382 qui précise son contenu minimum.
Il doit être réalisé de manière contradictoire : les deux parties (propriétaire et locataire) doivent être présentes, constater ensemble l'état du logement et signer le document.
Les mentions obligatoires
Pour être conforme, l'état des lieux doit contenir :
Informations générales
- Le type de document : entrée ou sortie
- La date de réalisation
- L'adresse complète du logement
- Le nom et les coordonnées du bailleur (ou de son représentant)
- Le nom et les coordonnées du locataire
- Les relevés des compteurs individuels (eau, gaz, électricité)
- Le détail et le nombre de clés, badges et télécommandes remis
Description pièce par pièce
Pour chaque pièce, il faut décrire l'état de :
- Murs et plafonds (peinture, papier peint, fissures)
- Sols (parquet, carrelage, moquette)
- Fenêtres et volets (vitrages, joints, mécanismes)
- Portes (intérieures, placards)
- Équipements (luminaires, prises, interrupteurs, radiateurs)
- Éléments spécifiques : cuisine (plaques, four, évier), salle de bain (robinetterie, joints, ventilation)
Échelle de notation
La loi ne impose pas de système de notation précis, mais la pratique courante utilise une échelle en 4 niveaux :
| Niveau | Description |
|---|---|
| Neuf | Élément récemment installé ou remplacé |
| Bon état | Usure légère, fonctionnement normal |
| État d'usage | Usure visible mais normale pour l'ancienneté |
| Mauvais état | Dégradation, dysfonctionnement, réparation nécessaire |
Conseil : accompagnez toujours la description écrite de photos datées. En cas de litige, une photo vaut mille mots.
État des lieux d'entrée : les bonnes pratiques
Le timing
L'état des lieux d'entrée se fait le jour de la remise des clés, dans le logement vide (après le départ de l'ancien locataire). Idéalement :
- En journée (éclairage naturel pour repérer les défauts)
- Avant que le locataire ne commence à emménager
- En prenant le temps nécessaire (comptez 30 à 60 minutes pour un T2/T3)
La checklist du propriétaire
- ✅ Imprimer 2 exemplaires du formulaire (ou utiliser une application)
- ✅ Prendre les photos pièce par pièce (smartphone suffit)
- ✅ Vérifier le fonctionnement de chaque équipement (robinets, volets, prises, interrupteurs, chasse d'eau)
- ✅ Relever tous les compteurs
- ✅ Inventorier les clés, badges et télécommandes
- ✅ Faire signer les deux exemplaires sur place
- ✅ Remettre un exemplaire au locataire
Le droit de rectification du locataire
Le locataire dispose de 10 jours après la signature de l'état des lieux d'entrée pour demander des modifications (par lettre recommandée). Ce délai passe à 1 mois pour les éléments de chauffage (vérifiables uniquement en période de chauffe).
Important : si le propriétaire refuse de faire l'état des lieux ou y fait obstacle, le logement est présumé en bon état à l'entrée. Cela signifie qu'il ne pourra rien retenir sur le dépôt de garantie à la sortie.
État des lieux de sortie : les règles à connaître
Le principe de comparaison
L'état des lieux de sortie est comparé à l'état des lieux d'entrée. Trois situations possibles :
| Situation | Conséquence |
|---|---|
| État identique ou amélioré | Dépôt de garantie restitué intégralement |
| Dégradations constatées | Retenue sur le dépôt de garantie (avec justificatifs) |
| Dégradations > dépôt de garantie | Le propriétaire peut réclamer la différence |
Ce qui est à la charge du locataire
Le locataire est responsable des dégradations qu'il a causées, directement ou par les personnes dont il est responsable (famille, sous-locataire, visiteurs). Exemples :
- Trous dans les murs (au-delà des petits trous de fixation)
- Brûlures sur le plan de travail ou le sol
- Vitrages cassés
- Moquette tachée de manière irréversible
- Équipements cassés (poignée de porte, store, robinet)
Ce qui n'est PAS à la charge du locataire
La vétusté est l'usure normale liée au temps et à l'usage courant du logement. Elle reste toujours à la charge du propriétaire :
- Peinture qui jaunit ou s'écaille avec le temps
- Joints de salle de bain qui noircissent
- Moquette usée par le passage normal
- Papier peint défraîchi
La distinction entre dégradation et vétusté est la principale source de litiges entre propriétaires et locataires. C'est pour ça que la grille de vétusté est votre meilleure alliée.
La grille de vétusté : votre meilleur outil
Comment ça fonctionne
La grille de vétusté définit, pour chaque type d'élément du logement, une durée de vie théorique et un taux d'abattement annuel. Plus l'élément est ancien, moins le locataire doit payer en cas de dégradation.
Exemple concret
| Élément | Durée de vie | Franchise (1 an) | Taux annuel | Part résiduelle après 5 ans |
|---|---|---|---|---|
| Peinture murale | 7 ans | 100% | 15% | 40% |
| Moquette | 7 ans | 100% | 15% | 40% |
| Parquet vitrifié | 15 ans | 100% | 7% | 72% |
| Faïence | 20 ans | 100% | 5% | 80% |
| Robinetterie | 10 ans | 100% | 10% | 60% |
| Volets roulants | 15 ans | 100% | 7% | 72% |
Lecture : si la peinture a été refaite il y a 5 ans et que le locataire l'a dégradée, il ne doit payer que 40% du coût de remise en état (les 60% restants relèvent de la vétusté).
Comment l'utiliser
- Annexez la grille au bail lors de la signature (c'est facultatif mais fortement recommandé)
- Datez chaque élément lors de l'état des lieux d'entrée (date de dernière réfection)
- Appliquez le calcul lors de l'état des lieux de sortie pour déterminer la part du locataire
Bon à savoir : plusieurs grilles de référence existent, notamment celles de l'OPAC ou de l'Union sociale pour l'habitat. Vous pouvez en télécharger gratuitement en ligne.
Les frais d'état des lieux
Fait par le propriétaire : gratuit
Si vous faites l'état des lieux vous-même (ou par une agence dans le cadre d'un mandat de gestion), les frais sont répartis comme suit :
- État des lieux d'entrée : les frais facturés au locataire sont plafonnés à 3,03 €/m² de surface habitable (depuis le 1er janvier 2026)
- État des lieux de sortie : toujours gratuit pour le locataire
Fait par un commissaire de justice (huissier)
En cas de désaccord ou si l'une des parties est absente, un commissaire de justice peut être mandaté. Les frais sont alors partagés par moitié :
| Surface | Frais (TTC) |
|---|---|
| Jusqu'à 50 m² | 158,20 € |
| De 50 à 150 m² | 197,75 € |
| Plus de 150 m² | 290,28 € |
Lettre recommandée de convocation : 21,28 € supplémentaires.
Les erreurs à éviter absolument
❌ Ne pas faire d'état des lieux d'entrée
C'est l'erreur n°1. Sans état des lieux d'entrée, le logement est présumé avoir été remis en bon état. À la sortie, vous ne pourrez rien prouver ni rien retenir.
❌ Bâcler la description
"Bon état général" ne suffit pas. Décrivez chaque élément de chaque pièce. Plus c'est détaillé, mieux vous êtes protégé.
❌ Oublier les photos
Les photos datées sont vos meilleures preuves. Prenez-en beaucoup, sous différents angles, avec un bon éclairage.
❌ Ne pas annexer de grille de vétusté
Sans grille, les discussions sur ce qui relève de la vétusté ou de la dégradation sont sans fin. La grille objectivise le débat.
❌ Faire l'état des lieux de sortie dans la précipitation
Prenez le temps. Une fois signé, il est très difficile de revenir dessus. Vérifiez chaque pièce, chaque équipement, chaque prise.
Retenue sur le dépôt de garantie : les règles
Si l'état des lieux de sortie révèle des dégradations, vous pouvez retenir tout ou partie du dépôt de garantie. Mais attention aux règles :
Délai de restitution
- État des lieux conformes (pas de dégradation) : restitution sous 1 mois
- Dégradations constatées : restitution (après déduction) sous 2 mois
Justificatifs obligatoires
Vous devez fournir au locataire :
- Les deux états des lieux (entrée et sortie) pour comparaison
- Des devis ou factures justifiant les montants retenus
- Le calcul de vétusté si une grille a été annexée au bail
Pénalité : en cas de retard de restitution, une pénalité de 10% du loyer mensuel par mois de retard s'applique (hors charges).
Le lien avec la gestion locative
L'état des lieux fait partie des moments clés de la vie d'une location. Mais il ne représente qu'une petite partie de la gestion quotidienne : encaissement des loyers, quittances, impayés, révision IRL, régularisation des charges...
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L'état des lieux reste à votre charge (ou celle d'un prestataire spécialisé), mais tout le reste est géré pour vous. Découvrez nos fonctionnalités.
FAQ : état des lieux
L'état des lieux est-il obligatoire ?
Oui, pour tous les logements soumis à la loi du 6 juillet 1989 (résidence principale, vide ou meublée). Il doit être réalisé à l'entrée et à la sortie, de manière contradictoire (en présence des deux parties).
Que se passe-t-il si je ne fais pas d'état des lieux d'entrée ?
Le logement est présumé avoir été remis en bon état au locataire. Vous ne pourrez pas retenir de frais sur le dépôt de garantie à la sortie, sauf à prouver la mauvaise foi du locataire (très difficile).
Le locataire peut-il contester l'état des lieux de sortie ?
Oui. S'il n'est pas d'accord, il peut refuser de signer. Dans ce cas, un commissaire de justice peut être mandaté pour établir un constat (frais partagés). Le locataire peut aussi saisir la commission départementale de conciliation.
Combien de temps le locataire a-t-il pour contester l'état des lieux d'entrée ?
10 jours à compter de la date de l'état des lieux pour les éléments courants. 1 mois pour les éléments de chauffage (pour pouvoir les tester en période de chauffe).
Peut-on faire un état des lieux numérique ?
Oui, les états des lieux dématérialisés sont parfaitement valables depuis la loi ALUR, à condition qu'ils soient signés par les deux parties. Plusieurs applications permettent de les réaliser sur tablette avec photos intégrées.
Ce qu'il faut retenir
L'état des lieux est un document essentiel qui protège le propriétaire et le locataire. Les points clés :
- Obligatoire à l'entrée et à la sortie, en présence des deux parties
- Détaillez tout pièce par pièce, avec des photos datées
- Annexez une grille de vétusté au bail pour objectiver les discussions
- Conservez les deux documents pour comparaison à la sortie
- Respectez les délais de restitution du dépôt de garantie (1 ou 2 mois)
- Fournissez des justificatifs (devis/factures) pour toute retenue
L'état des lieux c'est vous, la gestion locative courante, c'est ZeLoc.